Jouw mening doet er toe!

Even terug in de tijd. Maandelijkse domein overleggen. Toen nog niet online, maar ‘gewoon’ fysiek.

Doorgaans waren deze vergaderingen strak georganiseerd en voorgezeten. Veel tijd was er niet om te verwerken wat er werd besproken. Er leek altijd haast te zijn. Want er was altijd veel te bespreken en daarna moest iedereen weer door naar het volgende overleg.

Ik schoof aan vanuit mijn HR-rol, maar bij deze specifieke overleggen was mijn rol of toegevoegde waarde niet altijd duidelijk. De teammanagers in het overleg hadden de dagelijkse verantwoordelijkheid over de personele zaken. Vaak was het ‘gras’ dan ook al voor mijn HR-voeten weggemaaid.

Die twee componenten, de (te) korte tijd om mijn mening te vormen en mijn onduidelijke rol, in combinatie met mijn introverte karakter (weet ik nu.. ) maakten deze vergaderingen voor mij tot een ‘hel’… 😉

Als mij niets gevraagd werd dan luisterde ik liever.

Als ik wel de beurt kreeg (als laatste en het moment dat iedereen weg wilde…), kon ik er nog net uitstamelen dat ik niets had toe te voegen.

Soms was het overleg ineens voorbij en had ik mijn mond niet eens open gedaan…

Zeer onbevredigend… wat voelde ik mij in deze overleggen vaak klein en incompetent…

Soms wist ik van tevoren dat er iets speelde en dat ik daar iets over moest zeggen.

Met mijn hart in mijn keel zat ik daar dan te wachten op het juiste moment. In mijn hoofd te herhalen wat ik wilde zeggen. Mijn bloed steeg steeds verder naar mijn wangen. Zichtbaar gespannen gaf ik dan uiteindelijk mijn mening.

Inhoudelijk was daar helemaal niets mis mee. Maar de gedachte dat mijn mening wel eens niet serieus genomen zou kunnen worden, of afwijkend of raar kon zijn… pffff….

Laatst had ik een coachsessie met een coachee. In een oefening schetst zij een voorbeeld van een vergelijkbare situatie.

Zij is een intelligente dame die in staat is in complexe vraagstukken te duiken en een mening te vormen vanuit haar professie. Een mening die van invloed kan zijn op het besluit dat in het overleg genomen wordt.

In een bepaald met regelmaat terugkerend overleg, voelde zij zich altijd heel onbelangrijk. Ook hier speelde een onduidelijke rol mee. Zij vertelde dat zij niet de ruimte voelde om zich uit te spreken.

Ze had vaak wel een duidelijke mening over de agendapunten, maar liever hield ze haar mond. Wat betekende dat besluiten werden genomen, waar zij zich uiteindelijk niet mee kon verenigen. Maar dan was het al te laat.

Er zat haar van alles in de weg om te floreren tijdens deze overleggen. En daar zijn we mee aan de slag gegaan.

Voor mij is vergaderen later gemakkelijker geworden, maar nu (gelukkig…) verleden tijd. 😊

Hieronder een aantal tips als jij je ongelukkig voelt in vergaderingen:

• Zorg dat je weet wat je rol is, zodat jij ook een duidelijk toegevoegde waarde kunt leveren. Is je rol niet duidelijk? Overweeg dan of jij überhaupt bij het overleg aanwezig moet zijn en bespreek dit.
• Wil jij oefenen om meer toe te voegen, begin dan met elk overleg iets te zeggen. Maakt niet uit wat, maar laat van je horen. Na verloop van tijd zal het steeds makkelijker worden. Écht!

En voor de echte introvert:

• Voorbereiding: Bereid je voor zodat je vooraf vast je mening kunt vormen over het thema.
• Nadenktijd: Meld in het overleg dat je even wilt nadenken over je reactie en dat je er binnen een afgesproken tijd op terug komt.
• Vraag hulp: Wie kun jij vooraf in vertrouwen nemen en vragen jou vooral niet over te slaan.
• Rust: Neem je tijd en je rust voor en na het overleg door extra tijd in te plannen.
• Geloof: Bedenk dat jouw mening ertoe doet. Want daarom zit je daar! Geloof erin!